Delta Lloyd werkt met een flexibele schil van ongeveer 300 externe krachten, die via verschillende leveranciers en HR-managers binnenkomen. Kijkend naar de wirwar van contracten en tarieven kwam de verzekeraar tot de conclusie: dit moet beter en goedkoper kunnen. Al een tijdje speelden ze met de gedachte om een Managed Service Provider (MSP) in te zetten. De voordelen zijn duidelijk. Helderheid over functies en tarieven, betrouwbare management informatie en, last but not least, kostenbesparing.

Uitdaging

Om de deadline te kunnen halen, gaan we bij ManpowerGroup Solutions meteen in de hoogste versnelling. In dit stadium brengen we alle bestaande contracten in kaart. We analyseren honderden verschillende functietitels en opdrachtomschrijvingen. We leggen tarieven en CV’s naast elkaar. En we praten met de HR-managers die tot dan toe verantwoordelijk zijn geweest voor selectie en inhuur van externen. Ieder op zijn eigen manier, met zijn eigen contacten, eigen omschrijvingen en eigen afspraken.

Als we het versnipperde beeld eenmaal scherp hebben, is het tijd om orde op zaken te stellen. We hebben in totaal 84 leveranciers, van kleine nichespelers tot grote IT-specialisten. We richten kavels in op basis van de benodigde specialismen: IT, marketing, business development en meer. We onderhandelen over tarieven en andere voorwaarden en stellen nieuwe contracten op. En we hevelen alle 300 kandidaten over naar de TAPFIN-omgeving binnen het urenregistratiesysteem E-Size. Het is een eerste belangrijke stap richting one point of contact: één loket voor alle externe arbeidskrachten, maar ook voor de managers binnen Delta Lloyd.

HR-hub

Manpower wordt met drie Tapfinners onderdeel van het HR Resource Center van Delta Lloyd. Samen met Tempo Team en met de vaste recruiters, HR-adviseurs en mobiliteitsofficers van Delta Lloyd vormen wij het loket waar alle HR-zaken samenkomen. Of het nu gaat om tijdelijk of vast werk, in- of externe werving, eenvoudige of complexe functies, alles loopt via het HR Resource Center. En dat leggen we vast in heldere maandrapportages.

Verandering kost tijd

En dan is het 1 juli 2013, we zijn er trots op dat we live zijn gegaan. De overstap naar de nieuwe manier van werken is voor sommige mensen groot. Dat vraagt om change management en dat kost tijd en aandacht. Vanwege de enorme hoeveelheid administratief werk richten we een Shared Service Center op dat actief wordt voor de TAPFIN opdrachtgevers, onder wie RBS, Alliander, Honeywell en anderen. Zo kunnen onze Tapfinners focussen op bemiddeling en hun proactieve adviesrol.

Slim inkopen

We schrijven mei 2014. Inmiddels is de pool van kandidaten gegroeid van 300 naar 430. Er worden zo’n 40 aanvragen per maand afgehandeld. En wordt hard gewerkt om de pittige commerciële doelstelling te halen: na één jaar 2% kostenbesparing. Dat bereiken we door scherp in te kopen bij ons brede pallet aan leveranciers.